Come l'app Qentra tratta i tuoi dati

1. Chi tratta i tuoi dati

Nell'app ci sono due soggetti, con ruoli diversi, ed è importante sapere a chi rivolgersi.

Qentra è il responsabile del trattamento (articolo 28 del GDPR): fornisce il programma e il server su cui i dati sono conservati, e li tratta solo per conto della società e secondo le sue istruzioni, in base a un accordo scritto firmato con ciascuna società. Qentra non usa i tuoi dati per scopi propri, non li vende e non li cede.

Il fornitore del servizio è Pedro Ferreira Marques (C.F. FRRPDR92S15D612U), Via Fiorentina 70, Prato. Per le domande su questa informativa: info@qentra.it. Se scrivi a noi per esercitare un diritto, inoltriamo la richiesta alla tua società e la aiutiamo a darti risposta.

2. Quali dati

L'app tratta solo i dati che servono a gestire la tua iscrizione. Alcuni li inserisci tu, altri la segreteria della tua società.

Per chi amministra una società si aggiunge la chiave pubblica della passkey o del codice usati per la verifica in due passaggi. L'impronta digitale o il volto non lasciano mai il telefono: l'app riceve solo la conferma che la verifica è riuscita.

3. Perché, e su quale base

• Gestire la tua iscrizione (anagrafica, corsi, tessera, presenze, pagamenti, assistenza): è necessario per il rapporto che hai con la tua società — articolo 6.1.b del GDPR.
• Obblighi di legge (ricevute e documenti fiscali, adempimenti associativi e assicurativi): articolo 6.1.c.
• Certificato medico: è un dato relativo alla salute; lo si tratta perché la pratica sportiva lo richiede per legge — articolo 9.2.b e 9.2.h, e la normativa sulla tutela sanitaria delle attività sportive. Dell'eventuale foto si veda la tabella sopra: di norma viene cancellata appena la segreteria ha verificato la scadenza.
• Sicurezza del servizio (registro delle attività, blocco dei tentativi di accesso ripetuti, verifica in due passaggi): legittimo interesse della società e del fornitore a proteggere i dati di tutti — articolo 6.1.f.
• Comunicazioni promozionali della tua società (novità, eventi): solo con il tuo consenso, che puoi togliere in qualsiasi momento dall'app, nel menu → Preferenze — articolo 6.1.a.

4. Cosa l'app non raccoglie

• La tua posizione.
• I contatti della tua rubrica, le foto della galleria (salvo quella del certificato che scegli tu di caricare).
• La tua cronologia di navigazione.
• Identificativi pubblicitari: nell'app non c'è pubblicità e non c'è nessun tracciamento fra app o siti di terzi, né strumenti di analisi di terze parti.
• I dati della tua carta di pagamento: se paghi con carta o con PayPal lo fai nelle loro pagine, e l'app non vede né conserva quei dati.

5. Chi altro li tratta

Per far funzionare il servizio ci appoggiamo ad alcuni fornitori, ognuno per un compito preciso e solo per i dati che gli servono:

• Posta elettronica (conferme, ricevute, promemoria): un fornitore di posta con sede nell'Unione europea.
• Notifiche: il servizio di notifica del tuo telefono o del tuo browser (Google, Apple o Mozilla), solo se le accendi. Ricevono un identificativo del dispositivo e il testo dell'avviso.
• Pagamenti online (se la tua società li offre e se li scegli): Stripe e PayPal, che per i dati della transazione agiscono come titolari autonomi.
• Assistente automatico nella chat, solo se la tua società lo ha acceso: il messaggio che scrivi e le informazioni sulla tua iscrizione necessarie a rispondere vengono elaborati da Anthropic per comporre la risposta. Non vengono usati per addestrare modelli.
• Copie di sicurezza: sono cifrate sul nostro server prima di essere copiate presso un fornitore di archiviazione esterno, che quindi non può leggerle.

L'elenco preciso dei fornitori usati dalla tua società è nell'accordo firmato con lei (articolo 28), che la società può mostrarti. I tuoi dati non sono mai visibili alle altre società che usano Qentra: ogni società vede solo i propri iscritti.

6. Dove sono conservati

Su un server del fornitore situato in Italia. Le copie di sicurezza, già cifrate, possono essere conservate da un fornitore di archiviazione anche fuori dall'Unione europea: essendo cifrate con una chiave che resta a noi, il loro contenuto non è accessibile a quel fornitore. Gli eventuali trasferimenti dei fornitori elencati sopra avvengono con le garanzie previste dal GDPR (decisioni di adeguatezza o clausole contrattuali standard).

7. Per quanto tempo

• Anagrafica e iscrizioni: per tutta la durata del rapporto con la tua società, e poi per il tempo che la società stabilisce nella sua informativa.
• Ricevute e documenti fiscali: per il tempo richiesto dalla legge (di norma dieci anni), anche dopo la cancellazione dell'account — ma scollegati dai tuoi dati personali.
• Foto del certificato medico: cancellata appena la segreteria ha confermato la scadenza, salvo che la tua società abbia scelto di conservarla per un periodo dichiarato.
• Registro delle attività (chi ha fatto cosa, a che ora): 365 giorni.
• Copie di sicurezza: le più recenti, a rotazione di alcune settimane.

8. Come sono protetti

• Collegamento sempre cifrato (HTTPS).
• Password conservate solo in forma cifrata; limiti ai tentativi di accesso ripetuti.
• Verifica in due passaggi obbligatoria per chi amministra una società.
• Separazione fra le società: ciascuna vede solo i propri dati.
• Registro delle operazioni e copie di sicurezza cifrate, con prove di ripristino periodiche.

9. I tuoi diritti

Puoi chiedere in qualsiasi momento di accedere ai tuoi dati e riceverne una copia, di correggerli, di cancellarli, di limitarne il trattamento, di riceverli in un formato leggibile da un altro programma (portabilità), di opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse, e di ritirare un consenso dato, senza che questo tocchi quanto fatto prima.

La richiesta va alla tua società, che ha tutti gli strumenti per rispondere dal programma (esportazione completa dei dati, correzione, anonimizzazione). Puoi anche scrivere a noi, e la inoltriamo. La risposta arriva entro un mese.

Se ritieni che i tuoi dati siano trattati in modo non corretto, puoi presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).

10. Eliminare l'account

• Dall'app: menu → Elimina account.
• Senza l'app: dalla pagina qentra.it/elimina-account, indicando l'email del tuo account.

La richiesta arriva alla segreteria della tua società, che la elabora entro un mese: le credenziali vengono rimosse e l'anagrafica anonimizzata. Le ricevute e i documenti fiscali restano per obbligo di legge, scollegati dai tuoi dati personali.

11. Minorenni

L'iscrizione di una persona minorenne richiede i dati di un genitore o tutore, che ne è responsabile. Il genitore può esercitare i diritti descritti sopra per conto del minore.

12. Modifiche a questa informativa

Se cambia qualcosa di importante (per esempio un nuovo fornitore o un nuovo tipo di dato) aggiorniamo questa pagina e la data in cima. Le modifiche che richiedono un tuo nuovo consenso ti verranno chieste nell'app.